Advies ten dienste van de parochie

Het bestuur van een parochie hoeft vaak lange tijd achtereen, geen vergadering aan het orgel of de klokken te wijden. Op enig moment kan het toch noodzakelijk blijken om groter onderhoud aan het orgel of de klokken te plegen. Het vereist dan specifieke kennis om de noodzaak en de eventuele omvang van uit te voeren werkzaamheden juist te kunnen beoordelen. Ook is het voor het parochiebestuur moeilijk om, wanneer daartoe is besloten, de uitvoering van het onderhoud of de restauratie, vakkundig te kunnen controleren. Om het parochiebestuur toch over de hiervoor benodigde kennis van zaken te laten beschikken, hebben de Nederlandse bisschoppen al in 1945 de Katholieke Klokken- en Orgelraad (KKOR) in het leven geroepen. Een college van orgel- en klokken-deskundigen die met hun vakkennis het parochiebestuur ter zijde staan. Een bestuur dat beroep doet op een adviseur van de KKOR, verschaft zich zo het benodigde inzicht om met de juiste achtergrondinformatie een overwogen besluit te kunnen nemen over eventuele onderhouds- of restauratiewerkzamheden. De adviseurs van de KKOR hebben in de afgelopen 60 jaar bijna alle parochies van de Nederlandse bisdommen van advies gediend.

Advies op maat

Wanneer een parochiebestuur, geconfronteerd met vragen rondom het orgel of de klokken, het bisdom benadert, zal die verwijzen naar de KKOR. Een parochiebestuur kan echter ook zelf rechtstreekt contact opnemen om een afspraak te maken voor een eerste bezoek van een adviseur. Tijdens dit eerste bezoek zal deze adviseur aan de hand van de wensen van de parochie en de staat waarin het instrument zich bevindt, bepalen welk soort van advisering het meest op zijn plaats is. Mogelijk zal bij het eerste bezoek van de adviseur ook iemand van het bisdom aanwezig zijn. De noodzaak tot een meer of minder uitvoerig vooronderzoek en rapportage, zal aan de hand van een gesprek met het parochiebestuur worden bepaald tijdens het eerste bezoek van de adviseur. De mate van noodzaak tot advisering is afhankelijk van de te verwachten werkzaamheden van de orgelbouwer of klokkengieter aan het instrument, en de wensen van de parochie.Het is denkbaar dat één rapport over de staat waarin het instrument verkeerd al voldoet. Mogelijk is er juist een indicatie van een noodzaak om een uitgebreid onderzoek naar instrument en archivalia uit te voeren. Met het tot stand komen van het eerste rapport, worden ook alle relevante personen en organisaties met elkaar in contact gebracht;Het parochiebestuur, de organist, het koor, het bisdom en mogelijk ook al klokkengieter of orgelbouwer. Wanneer het instrument een rijksmonument is, of een zekere monumentaliteit heeft, zal de adviseur zeker ook de rijksdienst voor de monumentenzorg (RACM) op de hoogte brengen van de plannen. Het eerste orienterende bezoek van de adviseur zal worden weergegeven in een kort memo waarvan de kosten zullen worden vergoed door het bisdom. Op deze wijze krijgt het parochiebestuur een advies aansluit bij zijn wensen en mogelijkheden. Wanneer bepaald is met welke mate van advies het parochiebestuur het best ter zijde gestaan kan worden, zal de adviseur een eerste rapport uitbrengen waarin de bestaande situatie omschreven wordt. Hij brengt daarin ook advies uit over de aard en omvang van de eventueel uit te voeren werkzaamheden. Ook wordt op dat moment een contract gesloten tussen de adviseur namens de KKOR en het parochiebestuur waarin de werkzaamheden worden vastgelegd.

Begeleiding en controle

Als de rapportage aanleiding geeft tot het laten uitvoeren van onderhouds- of restauratiewerkzaamheden, zal de adviseur in overleg met het parochiebestuur een plan van uitvoering maken. Aan de hand van dit plan maakt het parochiebestuur in overleg met de adviseur, een keuze uit twee of meer orgelbouwers danwel klokkengieters, voor het uitbrengen van een offerte. Wanneer één van de uitgebrachte offertes aan de eisen van het plan voldoet, en uitgevoerd gaat worden, zal het bisdom zorg dragen voor controle van de financiële kant van de zaak. Het parochiebestuur moet daartoe de offerte, met de goedkeuring van de adviseur, aan het bisdom zenden om een bisschoppelijke machtiging te verkrijgen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden aan het instrument, zal de adviseur deze begeleiden en toezien dat ze naar wens verlopen. De adviseur zal hiervoor mogelijk verschillende keren de parochiekerk en de werkplaats van orgelbouwer of klokkengieter bezoeken. Als er aanleiding toe is, zal de adviseur het initiatief nemen voor tussentijds overleg met het parochiebestuur en de uitvoerende bouwer om eventuele aanpassingen aan het oorspronkelijke plan toe te voegen. Na uitvoering van de werkzaamheden verzorgt de adviseur een eindkeuring waarvan het parochiebestuur en het bisdom een verslag krijgen.

Samenwerking

De adviseurs stellen hun kennis en ervaring ten dienste van het parochiebestuur. Zij hebben vaak al jarenlange contacten met de Rijksdienst voor de Monumentenzorg, de bisdommen en de verschillende orgelbouwers en klokkengieters. Zo zijn zij in staat om voor het parochiebestuur de juiste weg te vinden voor -het verkrijgen van subsidie -het zoeken van een in het budget passende oplossing -het verkrijgen van een bisschoppelijke machtiging -eventueel het vinden van een pssend bestaand instrument voor overplaatsing. Vanzelfsprekend staat een goede samenwerking met het parochiebestuur op de eerste plaats. Voor de duur van de advisering staat de adviseur immers ten dienste van het parochiebestuur. Het parochiebestuur kan, zo daar behoefte aan bestaat, altijd contact opnemen met het secretariaat van de KKOR.

Kosten

De KKOR is een professionele instelling waarbij de gemaakte kosten uiteraard in rekening gebracht worden. Het eerste bezoek van een adviseur is echter voor rekening van het bisdom, zodat het parochiebestuur een indicatie heeft welke stappen eventueel ondernomen moeten worden, zonder dat daar, voor de parochie, nog enige kosten tegenover staan. De verder kosten van de advisering zijn natuurlijk afhankelijk van de omvang van het werk. Exacte omschrijving wordt u op aanvraag toegezonden, maar als richtlijn kan worden aangehouden dat 3% van de kosten van de orgelbouwer of klokkengieter, voor de kosten van de begeleiding van de adviseur moet worden gerekend. Alle adviseurs zijn BTW-plichtig voor hun advieswerk.